Questions fréquentes

Control Management est une plateforme cloud qui numérise et simplifie les processus de l’entreprise : gestion des entreprises extérieures et des fournisseurs, collecte des documents, compétences et formation des salariés, échéances et sécurité au travail. Elle repose sur la réglementation italienne en matière de santé et de sécurité (D.Lgs. 81/2008) et a été conçue par Control Chem, société italienne de conseil HSE ; elle supprime le travail manuel là où il n’a pas lieu d’être.

Elle est conçue pour les entreprises qui veulent mieux piloter leurs opérations : responsables HSE, services achats, responsables qualité, chefs de projet, responsables de la sécurité, directeurs des opérations. Elle convient aussi bien aux PME structurées qu’aux grands groupes qui gèrent entreprises extérieures, fournisseurs et personnel sous contrainte de conformité — y compris les groupes étrangers disposant d’usines ou de sites en Italie.

Pas encore : la plateforme s’utilise en anglais ou en italien, et chaque utilisateur choisit sa propre langue. Les entreprises extérieures qui déposent des documents voient également leurs pages dans la langue définie pour le contrat. Le manuel du système de management intégré est actuellement en italien. Notre équipe vous accompagne en anglais et en italien ; ce site en français est une présentation de la solution.

Une archive conserve des fichiers. Control Management coordonne des processus : il indique automatiquement à chacun ce qu’il doit faire, suit la complétude, surveille les échéances, relie les documents aux fournisseurs et aux contrats, et produit des vues prêtes pour l’audit. Il ne remplace pas seulement Excel — il remplace un travail manuel répétitif.

Gestion des entreprises extérieures, qualification des fournisseurs et vérification de l’aptitude technique et professionnelle, collecte et contrôle des documents, compétences et formation des salariés, sécurité au travail (formations obligatoires, équipements incendie, échéances), sensibilisation ISO, aptitude médicale, représentants des travailleurs pour la sécurité, calendrier central des échéances et tableau de bord opérationnel.

Oui. Pour chaque salarié, la plateforme suit la formation d’accueil, les formations de sécurité obligatoires, les habilitations, les formations des représentants pour la sécurité, l’aptitude médicale et la sensibilisation ISO. Elle émet des alertes sur les échéances et les recyclages, ce qui réduit les non-conformités dues à des formations manquantes.

Vous créez chaque contrat en définissant ses catégories et les documents requis. Vous invitez par e-mail les entreprises extérieures et les travailleurs indépendants, qui déposent leurs documents dans leur propre espace dédié. Vous voyez l’état de conformité en temps réel, vous recevez des alertes sur les échéances et les éléments manquants, et vous produisez des rapports prêts pour l’audit.

Oui. Chaque document, habilitation, avis d’aptitude ou rendez-vous peut avoir une date d’échéance. Le système construit un calendrier des échéances, affiche des avertissements visuels dans les tableaux de bord et envoie des notifications automatiques aux responsables. Fini les échéances suivies de mémoire ou sur des tableurs annexes.

Oui, et c’est l’un de ses avantages les plus concrets. Toute la documentation est organisée par contrat, fournisseur, salarié et type. Les contrôles passés sont tracés. Quand l’audit arrive, vous n’avez rien à reconstituer : vous filtrez, vous exportez, vous montrez. Tout est prêt, tout est vérifiable.

De trois façons : (1) elle comble les lacunes documentaires en les rendant visibles en temps réel ; (2) elle surveille la formation et la sensibilisation, en signalant les salariés qui ne sont pas à jour sur les procédures et les politiques ; (3) elle assure la continuité dans la collecte des signatures de sensibilisation ISO et dans la vérification de l’aptitude technique et professionnelle des fournisseurs.

Oui. La plateforme est issue de l’expérience de Control Chem en matière de systèmes de management intégrés. La formation, la sensibilisation, l’aptitude médicale, la gestion des fournisseurs et le suivi documentaire sont structurés pour soutenir les exigences des normes ISO 9001 (qualité), 14001 (environnement), 45001 (santé et sécurité) et 22000 (sécurité des denrées alimentaires).

Les données sont hébergées sur une infrastructure cloud européenne avec un accès chiffré en HTTPS. Des sauvegardes automatiques et la redondance garantissent la continuité du service. Les accès sont gérés par rôle : chaque utilisateur ne voit que ce que son rôle lui permet.

Oui. Les données personnelles sont traitées conformément au règlement (UE) 2016/679. Des politiques d’accès, des journaux d’activité, l’export et la suppression des données sont en place. Sur demande, nous fournissons l’accord de traitement des données (DPA) pour notre désignation en tant que sous-traitant.

Oui. La plateforme effectue des sauvegardes quotidiennes avec conservation historique. Les modifications des données sensibles (documents, échéances, avis d’aptitude) sont tracées, et les versions antérieures peuvent être récupérées si nécessaire.

La prise en main de base est rapide : une fois le compte actif, le paramétrage standard (utilisateurs, catégories de documents, types) prend quelques heures. Pour les organisations plus grandes, nous proposons un plan de déploiement sur mesure avec un consultant dédié.

Oui. La démo est gratuite, dure environ 30 minutes et est menée par l’un de nos consultants, en anglais ou en italien. Nous pouvons la centrer sur vos cas d’usage réels : entreprises extérieures, formation, échéances, audits. Demandez-la depuis la page Démo.

Chaque activation comprend une prise en main accompagnée sur vos contrats réels, des supports d’utilisation pour vos équipes et des consignes à transmettre à vos fournisseurs, ainsi qu’une assistance par e-mail. Les formules plus structurées incluent une assistance dédiée avec des délais de réponse convenus et un contact direct pour l’évolution de la plateforme.

Le prix repose sur deux variables : les modules que vous activez et le nombre de personnes qui travaillent dans votre entreprise, qui nous sert à dimensionner le service. Vous ne payez que les modules que vous utilisez, et les mises à jour, le stockage des documents, l’accès des entreprises extérieures et l’assistance sont déjà inclus. Après la démo, nous préparons une offre sur mesure sans coûts cachés : la page Tarifs explique le fonctionnement en détail.

Oui. Après la démo guidée, nous pouvons activer une période d’évaluation convenue, avec notre accompagnement. L’objectif est que vous voyiez Control Management fonctionner sur vos processus réels avant de décider.